深圳活动策划 活动筹备流程参考

来源: 公关

 一场好的活动

除了需要好的创意之外
更需要完美的细节把控
策划新人由于经验不足
往往会在活动中产生疏漏
今天带来活动全流程清单
做好这些
活动自然成功
 
 
一,确定活动主题,期待效果,预算,来宾人数,活动时间,活动地点。
1,制作活动进度推进表。
2,确定活动场地,线下活动则场地选择尤为重要。过程中要考虑到场地的交通、星级、档期、容纳人数、环境等,实地考察过程中如会议室的长、宽、高、容纳人数、
是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影、麦克风、会议室门口签到板的位置、茶歇的位置、房间的房型及设备设施、是否能提供独立用餐区域等。
 
二,确定文案,可以找一些参考素材来减少前期的沟通时间,简洁明快。
3,设计和物料制作。
 
三,制作活动执行方案。
1,制作一份活动现场执行方案,结合设定的活动流程,把签到、主持、摄影、道具、场务、直播等现场执行中的各项工作分配到具体个人,执行方案一般精确到分钟。
2,在线下执行之前的一两天,召集所有执行人员开活动动员会,下发执行方案,逐项分解任务到个人,保证每个人都清楚自己到现场应该做什么工作。
 
四,礼品,奖品,讲话稿等清单。
1,把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明,并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点,交待给各自的负责人。
2,如果所需物料和礼品种类比较多,最好再做一个表格,交给各项物品负责人。
 
五,活动应急预案。
1,至少要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题,并想好相应的解决办法。
2,在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人,在活动进行中一旦发现问题迅速启动应急预案。
 
六,活动场地布置及现场执行。
1,一般提前一天或提前半天完成场地布置(看场地和预算情况)。
2,执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位,签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清单数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求。
3,在活动正式开始时间前 1-2 小时到场,准备各自负责物料和奖品,尤其是负责签到的同学,不要让用户觉得早到无人接待。
4,提前建一个活动执行群,出现突发情况,及时通报,比如某个执行人员迟到,总负责人要立马安排其他人补位 。
 
七,活动流程。
1,活动流程表根据活动环节安排而定,从开始到结束每项工作分配到个人。如果活动进行中再出现流程变化,总负责人趁主持间歇快速告知主持人以便主持人临场应对,并通知其他执行人员。
 
八,宾客离场。
1,最终预定的各项流程全部执行完毕,用户离场,所有执行人员可以放轻松一些啦,大家拍个照片,盘点收集一下剩余物料和礼品,完成清场任务,就可以安心地去吃顿庆功宴犒劳自己啦。
 
九,信息和媒体发布。
1,如果活动又发布信息的需要,那么总负责人要提前制定活动回顾人员,在活动进行中就同步写作,并及时拷出摄影照片,这样基本在活动结束后就能很快出稿了。出稿后迅速交给负责投放渠道的同事安排投放。如果活动回顾要求不急的话,可以等改天再做,在约定时间前发出就好。
 
 
 
 

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